Skrócenie czasu odprawy celnej o 22 godziny
Przeanalizowaliśmy dokumentację transportową eksportera mebli. Dzięki zmianie kodów CN towary przestały trafiać na dodatkowe kontrole.
Firma FurnitureNorth z Podlasia wysyła meble do Wielkiej Brytanii i Norwegii. Ich transporty stały na granicy zdecydowanie zbyt długo, co generowało wysokie kary za przestoje i stres u kierowców. Pomogliśmy im wyprostować dokumenty, żeby ciężarówki przejeżdżały przez terminale bez zbędnych pytań.
Wyzwanie
Co drugi transport FurnitureNorth lądował na tzw. czerwonym pasie do rewizji fizycznej. Średni czas odprawy w lipcu 2024 roku wynosił 27 godzin i 14 minut. Klient płacił średnio 430 euro kary za każdą dobę opóźnienia jednego auta, co przy 14 transportach miesięcznie dawało spore straty finansowe.
Głównym problemem były błędy w fakturach proforma oraz zbyt ogólne opisy towarów. Celnicy często interpretowali to jako próbę ominięcia ceł lub nieprawidłową deklarację wartości. Logistyka firmy działała pod presją czasu i nikt nie miał głowy, żeby sprawdzić, czy kody towarów są w ogóle aktualne.
Podejście
Przez 19 dni roboczych nasz zespół z Precyzja Biznesowa analizował historię zgłoszeń celnych z ostatnich 7 miesięcy. Przejrzeliśmy dokładnie 114 faktur i specyfikacji towarowych, szukając punktów zapalnych, które wyłapywały algorytmy urzędu celnego. Okazało się, że kody CN (Nomenklatura Scalona) były przypisane niedokładnie przez dział logistyki.
Przeprowadziliśmy wizję lokalną w zakładzie produkcyjnym pod Białymstokiem. Musieliśmy dokładnie zobaczyć, z czego zrobione są fronty mebli i jakie okucia są stosowane, bo to kluczowe dla taryfikacji. Na tej podstawie przygotowaliśmy nową instrukcję wystawiania dokumentów eksportowych.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy prosty system opisywania towarów, który wyklucza pomyłki przy wyborze kodów CN. Przygotowaliśmy nowe wzory dokumentów eksportowych, które są w 97.3% zgodne z wymogami brytyjskich i norweskich urzędów. Każdy element mebla ma teraz przypisany stały opis techniczny, który nie budzi wątpliwości kontrolerów.
Dodatkowo przeszkoliliśmy dwóch pracowników biurowych FurnitureNorth. Pokazaliśmy im 4 konkretne szczegóły na fakturze, na które celnicy patrzą najczęściej. Skupiliśmy się na praktyce, a nie na czytaniu grubych ksiąg prawnych. Teraz każda paczka ma opis, który jasno mówi urzędnikowi, co jest w środku i ile jest warte.
Rezultaty
Transporty przestały wisieć na granicy bez powodu. Firma FurnitureNorth odzyskała płynność dostaw i przestała płacić tysiące euro kar przewoźnikom za każdą dobę stania na terminalu.
Harmonogram
-
12 czerwca 2024Audyt 114 historycznych zgłoszeń celnych i wyłapanie błędnych kodów CN.
-
3 lipca 2024Weryfikacja składu materiałowego mebli w zakładzie produkcyjnym klienta.
-
22 lipca 2024Wprowadzenie nowych szablonów faktur i listów przewozowych do systemu.
-
14 sierpnia 2024Raport końcowy i potwierdzenie zerowej liczby kar za przestoje.
"Szczerze mówiąc, myśleliśmy, że te kontrole to po prostu pech albo złośliwość urzędników. Precyzja Biznesowa pokazała nam błędy w naszych papierach. Teraz kierowcy meldują rozładunek u klienta w terminie."